Συνδεθείτε και Κατεβάστε

Αναβαθμίστε τις εφαρμογές σας χρησιμοποιώντας για όνομα χρήστη το ΑΦΜ της επιχείρησής σας. Ο κωδικός σας θα αναγράφετε πάνω στο ετήσιο συμβόλαιο που έχετε συνάψει με τη Semantic και θα έχει ισχύ μέχρι τη λήξη του.

Λίστα Ενημέρωσης

Εισάγετε το email σας για να εγγραφείτε στη λίστα ενημέρωσης της Semantic.
Επωφεληθείτε των εποχιακών μας προσφορών και ενημερωθείτε για τις νέες μας εφαρμογές.

Λογαριασμοί Τραπεζών.

ΠΕΙΡΑΙΩΣ 5242-014252-349
IBAN GR85 0172 2420 0052 4201 4252 349
EUROBANK 0026.0231.08.0200644969
IBAN GR18 0260 2310 0000 8020 0644 969
ΕΘΝΙΚΗ 325/796799-30
IBAN GR2401 103250000032579679930
ALPHA 537-002101-006654
IBAN GR94 0140 5370 5370 0210 1006 654

Σύνδεση Συνεργάτη

ΓΝΩΣΙΑΚΗ ΒΑΣΗ

Τι είναι Transactional σύστημα; | 25 Νοέμβριος 2014

Μπορεί να σας έχει συμβεί, την ώρα που καταχωρείτε ένα παραστατικό να συμβούν μερικά από τα παρακάτω:

  1. Να πέσει το ρεύμα
  2. Να "κολλήσει" ο υπολογιστής
  3. Να κοπεί η σύνδεση του Internet και να δουλεύετε απομακρυσμένα
  4. Να μην αποκρίνεται η εφαρμογή σας
  5. Να πέσει το τοπικό δίκτυο
  6. Να γεμίσει ο δίσκος του υπολογιστή σας
  7. άλλες περιπτώσεις που μπορείτε να φανταστείτε εύκολα.....

Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, έχει διακοπεί στη μέση μία περίπλοκη εργασία, η οποία ενημερώνει πολλούς πίνακες στη Βάση Δεδομένων σας. Το σύστημά σας είναι πλέον σε μία μη συνεκτική (non consistent) κατάσταση. πχ μπορεί να καταχωρήθηκε το παραστατικό αλλά να μην ενημερώθηκε η καρτέλλα του πελάτη, ή να μην ενημερώθηκε η αποθήκη με τις εξαγωγές των ειδών ή να μην ενημερώθηκαν τα αρχεία του ΚΕΠΥΟ ή η Γενική Λογιστική κλπ.

Ενα άλλο που μπορεί να συνέβει είναι να "χάλασε" και η δομή της βάσης δεδομένων σας με αποτέλεσμα το σύστημα να μην "σηκώνεται" πλέον ή να χρειάζεται ειδικές επεμβάσεις από εξειδικευμένους τεχνικούς προκειμένου να γίνει η ανάκτηση των δεδομένων.

Αυτά τα "ατυχήματα" δεν είναι η εξαίρεση, είναι ο κανόνας!! Οσοι έχουν χρόνια εμπειρίας σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα σίγουρα έχουν να σας διηγηθούν αρκετές τέτοιες ιστορίες.

Αν έχετε προϊόντα της SEMANTIC, ποτέ δε θα βρεθείτε σε τέτοια θέση. Και αυτό διότι όλα τα προϊόντα μας έχουν κατασκευαστεί από τα θεμέλιά τους να είναι απολύτως ανθεκτικά σε τέτοια σενάρια. Πως το καταφέρνουμε αυτό; Κάθε ενημέρωση της βάσης δεδομένων, ήτε αυτή αφορά έναν πίνακα ήτε εκατοντάδες είναι πάντα μέσα σε μία "συναλλαγή" (transaction). Αυτό για να επιτευχθεί δεν είναι εύκολο σε πολλά συστήματα της αγοράς διότι δεν είναι κατασκευασμένα με αυτή τη λογική. Στα ERP της SEMANTIC, όλες οι εγγραφές στη βάση δεδομένων γίνονται μέσα από Stored Procedures και triggers του SQL SERVER της Microsoft ο οποίος εγγυάται την ακεραιότητα της συναλλαγής. Αν δηλαδή πέσει π.χ. το ρεύμα την ώρα της καταχώρησης ενός παραστατικού, τότε ο SQLSERVER θα αντιληφθεί ότι έχει μείνει στη μέση η συγκεκριμένη συναλλαγή και θα κάνει ROLL BACK δηλαδή θα "ακυρώσει" όλες τις εργασίες αυτής της συναλλαγής. Οταν ξανασηκωθεί το σύστημα θα δείτε ότι δεν καταχωρήθηκε τίποτα (ούτε το παραστικό, ούτε άλλαξε η αρίθμηση της σειράς κλπ). Είναι δηλαδή σαν να μην έγινε ποτέ η καταχώρηση!!!. Ο SQLServer θεωρεί εκ' προοιμίου transaction, ότι βρίσκεται σε μία Stored Procedure.

Στα περισσότερα συστήματα της αγοράς, ή δεν λαμβάνεται καθόλου μέριμνα για το θέμα ή όταν λαμβάνεται γίνεται με κώδικα που γράφουν κατά περίπτωση οι προγραμματιστές των εμπορικών εφαρμογών. Στην μία περίπτωση δηλαδή στηριζόμαστε στην αξιοπιστία του SQL SERVER ενώ στην άλλη (όταν έχει ληφθεί μέριμνα) στην αξιοπιστία των προγραμματιστών της εμπορικής διαχείρισης.

Πως αποδυκνείονται όλα αυτα; Θα έχετε δει υποθέτω στις διάφορες εμπορικές εφαρμογές, εργασίες του τύπου "Επανενημέρωση αρχείων", "Ενημέρωση αθροιστών", "Ελεγχος παραστατικών", "Επανακατασκευή αρχείων.." κλπ. Ολες αυτές οι εργασίες υποδηλώνουν συνήθως μή transactional σύστημα. Ενα σύστημα δηλαδή το οποίο δεν μπορεί να εγγυηθεί την ακεραιότητα των δεδομένων σε καταστάσεις όπως οι παραπάνω.

Στα ERP της SEMANTIC δεν υπάρχουν τέτοιες εργασίες πουθενά, διότι απλούστατα δεν χρειάζονται.

Now Is A Great Time To Invest In A New ERP System | 25 Νοέμβριος 2014

You may be asking yourself how can I think about spending money on a new ERP system in this economy?

The truth is, it‘s the perfect time to replace your inefficient, out-dated legacy system with a new one that provides easier and better access to the critical information that will help your business jump ahead of the competition as the economy moves out of the current recession.

Companies often upgrade to new software when they are busiest and feel the pain of limitations of their older system the most – but that is when they have the least time and resources available to make the change and learn how to take advantage of the new capabilities.

If you’re struggling with an ineffective system yet are reluctant to make a change because you think it will cost too much and/or it will be too disruptive, think again.  Now, when business is less hectic, is the time to prepare for the coming recovery. And it may be a lot more affordable than you think.

Business Challenges ERP Can Solve for Your Company | 25 Νοέμβριος 2014

Looking for areas in your business operations where you can capture more profit by improving productivity, streamlining processes, and lowering costs? Enterprise Resource Planning (ERP) software is designed to equip your company to achieve those objectives.

What is the purpose of ERP?

If each department inside a company has its own software system that does not mesh with the software used by the other departments, you’re going to experience issues that impede information flow and analysis, employee productivity, and sales growth. The purpose of ERP is to eliminate this constraint on your company’s success by linking together the software of each department (finance, HR, marketing, logistics, etc.) into a seamlessly integrated system that equips your team to more easily and efficiently capture, manage, and share business critical information across all business units. What can ERP do for your business? Here’s a break-down of three key business challenges, the impact on your operations, and how ERP solves each challenge.

Challenge #1:

Disparate, stand-alone software systems Business Impact:

    1. Incomplete, often inaccurate picture of overall company performance
    1. Drain on employee productivity to aggregate and analyze data from each business unit and location
    1. Time-lag of performance data that impedes effective planning and proactive decision-making
    1. Difficulties in consolidating meaningful and accurate reporting

ERP Solution: Consolidate operational, sales, and financial information across multiple departments, sites and international locations – to provide real-time visibility into business performance spanning your entire organization.
Benefits:
  1. Equips you to anticipate trends and make informed decisions
  2. Frees employees to focus on more productive tasks
  3. Uncovers new profit centers to expand

Challenge #2:

Outdated, manual and paper processes Business Impact:
  1. Inefficient use of employee resources
  2. Data entry redundancies Unnecessary
  3. paper and hard-copy records storage costs
  4. Rate of inaccurate orders beyond tolerable levels
  5. Order-to-delivery times longer than competition
  6. Excessive inventory

ERP Solution: Streamline processes across all departments and entities involved in successful order-fulfillment.
Benefits:
  1. Reduces manual entries – and the payroll cost involved to perform those tasks
  2. Saves money and storage space by converting to paperless processes
  3. Speeds product delivery times
  4. Optimizes inventory levels
  5. Maximizes vendor and supplier relationships
  6. Cuts down number of chargebacks from inaccurate orders
  7. Creates happy, loyal customers

Challenge #3:

Global expansion complicated by software integration
issues Impact:
  1. Risk of non-compliance with various local tax laws
  2. Inefficiencies managing complex international customer and vendor relationships
  3. Difficulties gathering data to track performance of each new location and its impact on the company as a whole.
ERP Solution:
Integrate local offices and subsidiaries with headquarters systems across multiple entities and borders to enable shared services, planning, and budgeting.
Benefits:
  1. Customizes for local requirements, while meeting enterprise-wide needs for data consolidation, tracking, and analysis
  2. Simplifies compliance by managing local tax, regulatory, and market requirements with multisite, multi-language, and multi-currency capabilities
  3. Defines enterprise-wide standards thus enabling the system to scale quickly to support new locations, geographies, and industries

17-Point Checklist for Selecting the Right ERP Software for Your Company | 25 Νοέμβριος 2014

Enterprise Resource Planning (ERP) software offers several benefits that contribute to your bottom line: improved employee productivity, streamlined business processes, and lower cost of operations. The challenge is that with the myriad ERP software companies, configurations and feature-sets to consider, how do you determine what total package best fits your company’s needs?

Here is a 17-point checklist to serve as your guide as you navigate an often daunting process of selecting the right ERP system for your company.

Functionality requirements

1. What business challenges do you plan to solve with ERP?

2. What key issues and concerns do you have with your current system? What functionality do you think your system is missing but needs?

3. What functionality will you actually use? This way, you don’t pay for features your company doesn’t need now or don’t foresee using in the future.

4. Is the solution scalable and flexible to meet today’s needs – and provide a framework for future growth?

5. What will define success for your new system? How will you quantify this success – in terms of increased productivity, reduced costs, or other factors?

Integration requirements

6. What’s unique to your industry and business that new software would need to address?

7. Does the ERP solution strategically align with its purchase justifications (business case, return on investment, etc.)?

8. How much customization will be involved – and what is the impact of that customization upon the solution?

Training requirements

9. How intuitive is the user-interface for employees? In other words, does the ERP system offer an interface similar to software that most employees already use – which reduces training time and improves employee buy-in? Or is this something totally new that employees need to learn from scratch?

10. How much employee training will actually be required to optimize the value of the new system once deployed?

Deployment requirements

11. What deployment options does the software and vendor offer – on-premise or hosted or combination of the two; one-time license fee or monthly subscription?

12. What is the deployment process and expected timeframe?

13. What will be required of your in-house staff during deployment?

Vendor support requirements

14. What on-going services should you expect from your ERP vendor?

15. What are the different levels of support plans offered by the vendor?

16. What is the availability of after-hours support?

17. What response times can the vendor commit to achieve?

Your answers to these 17 questions will give you the solid foundation you need to determine your ERP system requirements – and ensure that nothing important falls through the cracks.

Πως σχεδιάζουμε τη γέφυρα με τη Γενική Λογιστική | 25 Νοέμβριος 2014

Η ενημέρωση της Γενικής Λογιστικής από το εμπορικό είναι μία εργασία πολύ συνηθισμένη σε όλες τις εμπορικές εφαρμογές. Στον όλο σχεδιασμό όμως της συγκεκριμένης εργασίας, και κατ' επέκταση στη σχέση της Γενικής Λογιστικής με το εμπορικό υπάρχουν πάρα πολλές αδυναμίες σε πολλά συστήματα της αγοράς. Αναφέρουμε μερικά

  1. Η Γενική Λογιστική και το εμπορικό είναι σε διαφορετικές εφαρμογές. Τα άρθρα αποστέλλονται από το εμπορικό στη ΓΛ και το εμπορικό δε γνωρίζει τί συνέβει. Είναι η χειρότερη περίπτωση εγκατάστασης! Δεν υπάρχει καμία επικοινωνία των δύο συστημάτων, ο έλεγχος είναι επίπονος και εγκυμονούν λάθη κάθε στιγμή.
  2. Τα άρθρα δημιουργούνται στη ΓΛ αλλά δεν υπάρχει καμία συσχέτισή τους με το εμπορικό. Αν πχ ξανακάνουμε ενημέρωση ΓΛ θα ξαναδημιουργηθούν 2 φορές! Είναι εξίσου επικίνδυνη περίπτωση όπως η πρώτη.
  3. Το εμπορικό γνωρίζει τα παραστατικά που ενημέρωσε αλλά αν πχ σβύσω ένα άρθρο στη ΓΛ το εμπορικό δε το γνωρίζει και δεν το ξαναενημερώνει. Και πάλι δεν είμαστε σίγουροι ότι υπάρχει απόλυτη ταύτιση των παραστατικών του εμπορικού με τα παραγόμενα άρθρα στη ΓΛ.
  4. Το σύστημα με αφήνει να αλλάξω ένα παραστατικό του εμπορικού που έχει ενημερώσει τη ΓΛ. Σε τέτοιες περιπτώσεις η ανεύρεση του λάθους είναι επίπονη (αν γίνει έλεγχος συμφωνίας!).
  5. Δεν μπορώ να μεταβώ από ένα παραστατικό του εμπορικού στο αντίστοιχο άρθρο της ΓΛ και ανάποδα.
  6. Δεν "βλέπω" με εύκολο τρόπο αν ένα παραστατικό έχει ενημερώσει τη ΓΛ.
  7. Δεν "βλέπω" με εύκολο τρόπο αν ένα άρθρο έχει έλθει από το εμπορικό ή είναι γηγενές.
  8. Στην εργασία της ενημέρωσης της ΓΛ, δεν μπορώ να ενημερώσω μόνο ένα module του εμπορικού (π.χ μόνο αξιόγραφα)
  9. Στην εργασία της ενημέρωσης της ΓΛ, δεν εμφανίζονται πληροφοριακά μηνύματα για το είδος των λαθών που προέκυψαν και σε ποιά παραστατικά αναφέρονται.
  10. Στην εργασία της ενημέρωσης της ΓΛ, δεν μπορώ να μεταβώ αυτόματα στα προβληματικά παραστατικά χωρίς να φύγω από την εργασία της ενημέρωσης. πχ δεν έχει καταχωρηθεί ο κωδικός ΓΛ σε ένα καινούργιο είδος. Χωρίς να φύγω από την ενημέρωση ΓΛ, να μεταβώ αυτόματα στην καρτέλλα του είδους, να βάλω των κωδικό ΓΛ και να συνεχίσω την ενημέρωση.

Οσοι δουλεύουν εφαρμογές της SEMANTIC, τέτοια προβλήματα σαν τα παραπάνω τους είναι άγνωστα. Κάθε στιγμή έχουν τον πλήρη έλεγχο του συστήματος, έχουν μία διαυγή και ξεκάθαρη εικόνα των εκκρεμών εργασιών τους, και γνωρίζουν πολύ καλά τί πρέπει να κάνουν προκειμένουν να τελειώσουν της δουλειά τους γρήγορα και σωστά.

Ενα δεύτερο θέμα που υπάρχει είναι το πόσο ευέλικτος είναι ο τρόπος σχεδιασμού της Γέφυρας με τη ΓΛ. Στα περισσότερα συστήματα της αγοράς υπάρχει μία μέθοδος με την οποία ο λογαριασμός της Γ.Λ "κτίζεται" από διάφορα τμήματα τα οποία λαμβάνονται από διάφορα αρχεία. πχ. το πρώτο τμήμα του λογαριασμού πωλήσεων (70 ή 71 ή 72) θα λαμβάνεται από το είδος το δεύτερο από το είδος του παραστατικού και το τρίτο από το ΦΠΑ. πχ 70-00-013 πωλήσεις εωτερικού με 13% ΦΠΑ.

Ο παραπάνω τρόπος είναι απλός και εύκολος. Η Semantic έχει σαν standard αυτόν τον τρόπο Γεφυρας.

Υπάρχουν όμως πολλές περιπτώσεις στις οποίες αυτός ο τρόπος δεν μπορεί να μας καλύψει. Παρακάτω αναφέρουμε μερικά παραδείγματα
  1. Αν το είδος είναι υλικό συσκευασίας κα έχει ΦΠΑ τότε ο λογαριασμός πωλήσεων είναι ο συνηθισμένος. Αν δεν έχει ΦΠΑ είναι λογαρισμός εγγυοδοσίας. (πχ σε κάβες ποτών).
  2. Ο λογαριασμός πωλήσεων εμπορευμάτων με 23% λήγει σε 023 αλλά ο ο λογαριασμός πωλήσεων προϊόντων με 23% λίγει σε 55. Σε αυτήν την περίπτωση δεν μπορούμε να δηλώσουμε ότι το τελευταίο τμήμα του Κωδικού της ΓΛ είναι το ΦΠΑ.
  3. Αν ένα παραστατικό αγορών έχει ΕΛΓΑ τότε ο λογαριασμός αγορών είναι οι αγορές αγροτικών προϊόντων διαφορετικά είναι αγορές κανονικές.
  4. Αν υπάρχει πελάτης στη ΓΛ με το ίδιο ΑΦΜ του πελάτη του εμπορικού, τότε ενημέρωσε τον λογαρισμό του πελάτη αλλιώς ενημέρωση το λογαριασμό "Πελάτες εμπορικού".
Για τους παραπάνω λόγους (και δεκάδες άλλους που μπορείτε να φανταστείτε) η SEMANTIC έχει υλοποιήσει και έναν δεύτερο τρόπο γέφυρας που στηρίζεται σε κώδικα γλώσσας προγραμματισμού. Εκεί δηλαδή που η πρώτη μέθοδος δεν μπορεί να καλύψει ιδιαιτερότητες σαν τις παραπάνω, ο μηχανογράφος μπορεί εμβόλιμα να αλλάξει τους "κανόνες" της γέφυρας και να ορίσει περίπλοκους δικούς του κανόνες. Με αυτήν την τεχνολογία η SEMANTIC έχει πετύχει να δίνει λύσεις σε οποιοδήποτε πρόβλημα γέφυρας. Κυριολεκτικά, μπορούμε να υλοποιήσουμε οποιαδήποτε γέφυρα, όσο περίπλοκη και αν είναι, και όσους κανόνες και δεσμεύσεις και αν έχει.

Τι σημαίνει για εμάς πραγματικό data migration (μεταφορά δεδομένων) | 25 Νοέμβριος 2014

Οταν έχουμε μία καινούργια εγκατάσταση, ένα από τα πιο χρονοβόρα κομμάτια είναι η μεταφορά δεδομένων του πελάτη από το παλιό σύστημα. Ο μηχανογράφος πρέπει να κάνει τα ακόλουθα:

  1. Ανάκτηση των δεδομένων από το παλιό σύστημα. Αν το παλιό σύστημα δεν έχει ανοικτή αρχιτεκτονική (π.χ. σχεδόν όλες οι DOS εφαρμογές) τότε πρέπει είτε να "ανακαλύψει" τη δομή των αρχείων της βάσης δεδομένων, είτε να πάρει τα δεδομένα από Reports της εφαρμογής. Αν έχει ανοικτή αρχιτεκτονική, απαιτείται η σε βάθος ανάλυση της δομής της βάσης δεδομένων.
  2. Εισαγωγή των ανακτημένων δεδομένων στο νέο σύστημα. Αυτό προυποθέτει βαθιά και καλή γνώση του Database Schema της βάσης δεδομένων της εφαρμογής που πουλάει.
  3. Ελεγχος συμφωνίας, πελατών-προμηθευτών-αποθήκης-λογιστικής-αξιογράφων κλπ
  4. Σχεδιασμός των εντύπων που δουλέυει ο πελάτης στο νέο σύστημα
  5. Ελεγχος και καταχώρηση των σειρών παραστατικών και της αρίθμησής τους
Ολες αυτές οι εργασίες είναι απολύτως αναγκαίες και απαιτούν μεγάλη εμπειρία και μεθοδικότητα από τον μηχανογράφο.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίον πολλοί μηχανογράφοι προτιμούν την εύκολη οδό: Την μεταφορά μόνο των σταθερών στοιχείων (πελάτες-προμηθευτές-είδη) και των υπολοίπων.

Και επειδή αυτό είναι δύσκολο να γίνει στη μέση της χρήσης, (διότι ο πελάτης θα έχει τη μισή χρήση στο παλιό σύστημα και την άλλη μισή στον καινούργιο), αυτός είναι ο λόγος για τον οποίον προτιμάται η εγκατάσταση να γίνεται στην αρχή του χρόνου.

Δεν υπάρχει μεγαλύτερο λάθος και χειρότερη επιλογή από την παραπάνω!!

  1. Οταν μεταφέρουμε δεδομένα από την παλιά εφαρμογή πρέπει να μεταφερθούν τα πάντα!! Τα παραστατικά, οι κινήσεις, τα αξιόγραφα, τα άρθρα, οι λογαριασμοί, οι εισπράξεις, οι πληρωμές κλπ
  2. Αν θέλουμε ο πελάτης πραγματικά να κερδίσει απο το καινούργιο του σύστημα από την πρώτη μέρα της εγκατάστασης, πρέπει να γίνει το ίδιο και τουλάχιστον για την προηγούμενη χρήση.
  3. Η χειρότερη εποχή για να γίνει αυτό είναι στην αλλαγή του έτους. Και αυτό γιατί τότε συνήθως η επιχείρηση έχει την περισσότερη δουλειά (Γιορτές Χριστουγέννων). Επίσης αυξάνουμε την περιπλοκότητα της δουλειάς μας εμπλέκοντας και διαδικασίες αλλαγής χρήσης, οριακές ημερομηνίες (απογραφές, μεταφορές) κλπ.

Η SEMANTIC έχει συστήσει ειδικές διαδικασίες για το Data Migration των νέων πελατών της, τις οποίες πρέπει να τηρούν αυστηρότατα όλοι οι μεταπωλητές της.

Ταυτόχρονα έχει αυτοματοποιημένα εργαλεία από ένα πλήθος εμπορικών εφαρμογών της αγοράς με τα οποία το data migration γίνεται αυτόματα, γρήγορα και με ασφάλεια.

Ενθαρύνουμε τους υποψήφιους πελάτες μας να κάνουν τη μετάβαση οποιαδήποτε χρονική στιγμή βολεύει αυτούς.

Μεταφέρουμε όλα τα δεδομένα τους από το παλιό σύστημα συμπεριλαμβανομένου και όλων των παλιών χρήσεων. Επειδή τα ERP μας έχουν ενιαία διαχείριση των οικονομικών ετών, οι πελάτες μας από την πρώτη μέρα λειτουργίας των εφαρμογών μας έχουν έναν πλούτο συγκριτικών πληροφοριών που δεν το είχαν ποτέ πριν.

Reporting and Financial Management Tools to Help Grow Your Business | 25 Νοέμβριος 2014

In order to optimize your cash flow and make intelligent decisions about your financials, you need a set of tools you can trust. If your current financial management tools aren’t up to speed, you quite frankly don’t have complete control over your capital.

In order to optimize your cash flow and make intelligent decisions about your business, you need data you can trust and systems that provide accurate and timely information. Can you answer “Yes” to the following questions?

  • Can we get key reports (on essential data like sales pipeline, inventory, aging receivables, payables, or cash flow projections) whenever we need them?
  • Do we trust the data? Is it up-to-date and reliable?
  • Do the reports provide the information I need or do I still need to crunch numbers after I get the report?
  • Can we do “what if” projections before we make a decision, as well as “what happened” analyses to check the impact of our decisions?

 

Business Evolution ERP will give you – and your team – instant access to the numbers and reports you need to manage. your company. Learn how you can free up cash and generate new revenues by looking inside your organization

Πως ελέγχουμε τη συμφωνία Εμπορικού-Γενικής Λογιστικής | 25 Νοέμβριος 2014

Μία συνηθισμένη και αρκετά χρονοβόρα εργασία που γίνεται κάθε μηνα στις επιχειρήσεις είναι ο έλεγχος συμφωνίας του εμπορικού με τη Γενική Λογιστική.
Ο λογιστής της επιχείρησης, προκειμένου να είναι σίγουρος ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών της ΓΛ συμφωνούν απόλυτα με το εμπορική διαχείρηση, προβαίνουν στο τέλος κάθε μήνα στις παρακάτω εργασίες

  1. Σύγκριση του υπολοίπου του λογαριασμού 30ΧΧΧΧ (πελάτες) με τα υπόλοιπα των πελατών από το εμπορικό
  2. Σύγκριση του υπολοίπου του λογαριασμού 50ΧΧΧΧ (προμηθευτές) με τα υπόλοιπα των προμηθευτών από το εμπορικό
  3. Σύγκριση του υπολοίπου του λογαριασμού 33-90ΧΧΧ (επιταγές εισπρακτέες) με το ληξιάριο αξιογράφων εισπρακτέων του εμπορικού
  4. Σύγκριση του υπολοίπου του λογαριασμού 53-90ΧΧΧ (επιταγές πληρωτέες) με το ληξιάριο αξιογράφων πληρωτέων του εμπορικού
  5. Το ίδιο με τα δύο προηγούμενα για τις συναλλαγματικές (εισπρακτέες και πληρωτέες) αν υπάρχουν
  6. Σύγκριση των πωλήσεων της αποθήκης του εμπορικού με την ομάδα 7
  7. Σύγκριση των αγορών της αποθήκης του εμπορικού με την ομάδα 2


Η όλη διαδικασία είναι πολύ χρονοβόρα και απαιτεί τη λήψη εκτυπώσεων ισοζυγίων, ημερολογίων πωλήσεων και αγορών, καταστάσεων αξιογράφων κ.α. Ακόμη πιο δύσκολη γίνεται η εργασία αν για οποιοδήποτε λόγο (πράγμα όχι σπάνιο), υπάρχουν διαφορές. Η ανεύρεση των διαφορών απαιτεί συνήθως τη λήψη των ιδίων εκτυπώσεων σε μικρότερα διαστήματα προκειμένου να εντοπιστεί η διαφορά σε κάποια ημερομηνία, και στη συνέχεια η ανεύρεση σε εκείνη την ημερομηνία του λάθους.

Ειδικά για τον έλεγχο των αξιογράφων, σε όλες σχεδόν τις εμπορικές διαχειρίσεις δεν υπάρχει η δυνατότητα σύγκρισης του 33-90 με τις αντίστοιχες επιταγές του εμπορικού σε μία παρελθούσα ημερομηνία. π.χ. Τα περισσότερα μηχανογραφικά συστήματα δεν μπορούν να απαντήσουν στην ερώτηση ποιές και ποιας αξίας ήταν οι επιταγές εισπρακτέες στο χαρτοφυλάκιο της επιχείρησης της 5/2/2011.

Η Semantic, αναγνωρίζοντας το πρόβλημα και το χρόνο που αναλώνουν οι λογιστές στις παραπάνω εργασίες, έχει αναπτύξει ειδικές εργασίες για όλες τις παραπάνω περιπτώσεις οι οποίες προβάλλουν μέρα-μέρα την σύγκριση του εμπορικού με τη Γενική Λογιστική και εμφανίζουν τις διαφορές. Η όλη εργασία γίνεται σε μερικά δευτερόλεπτα.

Αν υπάρχει και όπου υπάρχει διαφορά εντοπίζεται αμέσως και ο λογιστής μπορεί να τη λύσει γρήγορα. Δεν απαιτείται η λήψη εκτυπώσεων, δεν απαιτείται χρόνος για τον εντοπισμό του προβλήματος και κυρίως, η όλη εργασία γίνεται με απόλυτη ασφάλεια.

Επειδή η συγκεκριμένη εργασία είναι απλή και εύκολη μπορεί να γίνεται συνεχώς μέσα στο μήνα και τα προβλήματα να εντοπίζονται και να διορθώνονται εν τη γενεση τους, πριν να λήξει ο μήνας. Επίσης μπορεί να γίνεται ακόμη και από άτομα που δε είναι λογιστές. Χωρίς να γνωρίζει ΓΛ, ένας χρήστης μπορεί πολύ απλά να δει τη διαφορά και να ενημερώσει το λογιστή έγκαιρα.

Οι λογιστές γνωρίζουν πολύ καλά ότι οι δουλειές τους πέφτουν συνήθως για όλους τους πελάτες τους στις καταληκτικές ημερομηνίες (π.χ δήλωση ΦΠΑ ). Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να μην έχουν το χρόνο να κάνουν τους απαραίτητους ελέγχους. Στα ERP της SEMANTIC μπορούν να προετοιμάζονται και να κάνουν ελέγχους πολύ πριν τις καταληκτικές ημερομηνίες.

Ολες οι παραπάνω εργασίες είναι χρονοβόρες και επίπονες αλλά απολύτως αναγκαίες. Ο ΚΒΣ επιτρέπει την μη αναλυτική τήρηση των πελατών και προμηθευτών στην ΓΛ αλλά σαφέστατα ορίζει ότι όλα τα στοιχεία θα πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα στο εμπορικό. Το εμπορικό κομμάτι του ERP επομένως είναι πηγή λογιστικών δεδομένων που δεν υπάρχουν στην ΓΛ !!! Η απόλυτη ταύτιση των στοιχείων του εμπορικού με τη ΓΛ είναι απολύτως επιβεβλημένη!! Δυστυχώς αυτό δεν έχει συνειδητοποιηθεί σε πάρα πολλές περιπτώσεις.

Οταν κάνουμε μια καινούργια εγκατάσταση, μεταφέρουμε τα δεδομένα από τα παλαιότερα συστήματα (Data migration). Το πρώτο που κάνουμε μετά τη μεταφορά των δεδομένων, είναι να τρέξουμε αυτές τις εργασίες για να δούμε τις διαφορές. Αφήνω σε εσάς να φανταστείτε τα αποτελέσματα αυτών των ελέγχων.

5 Ways To Solve Day-to-Day Challenges with Business Evolution ERP | 25 Νοέμβριος 2014

The right business management/ERP software can make an enormous difference in how smoothly and profitably your company runs. Wouldn’t it be great if you could do these 5 things:

  1. Control costs and expenses – With the right software, you’re able to see exactly what’s going on in all parts of your company, you can make plans more effectively and better identify ways to trim costs.
  2. Get real-time accurate information – The right software can provide a single application that aggregates information from other systems – such as invoicing or inventory – so that everyone in your company can get the right information when they need it to make sound decisions.
  3. Keep up with your customers’ changing priorities - Instead of going to multiple systems to enter changes, view information, and shift strategies, with business management software, you simply go to one system.
  4. Automate business processes that were once manual – Convert quote requests into sales orders with a single click. You can also generate purchase orders for suppliers and better track shipments and invoices.
  5. Reduce manual errors because there’s one place to go for information – and because information needs to be entered only once. Data can be aggregated from numerous other applications, so you can easily see where there are discrepancies and then fix them.

 

With Business Evolution ERP system, you can!

 

Πως σχεδιάζουμε εκτυπώσεις; | 25 Νοέμβριος 2014

Οι εκτυπώσεις (reports) είναι ένα από τα πιο σημαντικά κέρδη μιας επιχείρισης από τη μηχανογράφηση. Είτε αυτές τυπώνονται σε χαρτί είτε προβάλονται στην οθόνη, είναι το κυριότερο εργαλείο άντλησης πληροφοριών από τις επιχειρήσεις προκειμένου να λάβουν αποφάσεις.

Ενα τόσο σημαντικό υποσύστημα, θα υπέθετε κανείς ότι θα έπρεπε να είναι η αιχμή του δόρατος για κάθε εμπορική εφαρμογή.

Και όμως, είναι πολύ πιθανόν να έχετε την εμπειρία της έλλειψης πληροφόρησης από το μηχανογραφικό σας σύστημα, ή της δυσκολίας πληροφόρησης.

Οι λόγοι για τους οποίους συμβαίνει αυτό είναι τρεις:

  1. Μη παραγωγικές γεννήτριες εκτυπώσεων
  2. Ελλειψη γνώσεων SQL, και Βάσεων Δεδομένων από τον μηχανογράφο
  3. Ελλειπή ή μηδενική γνώση του σχήματος της Βάσης Δεδομένων (DataBase schema) από τον μηχανογράφο.
Ας πάρουμε τα πράγματα από την αρχή. Υπάρχει μία γενική πεποίθηση ότι οι γεννήτριες εκτυπώσεων είναι εργαλεία τα οποία μπορεί να τα χρησιμοποιήσει ακόμα και ένας απλός χρήστης προκειμένου να δημιουργήσει τις δικιές του εκτυπώσεις. Φυσικά, σε αυτήν την περίπτωση σαφέστατα και ένας μηχανογράφος μπορεί να κάνει ακόμη περισσότερα. Δεν υπάρχει μεγαλύτερος μύθος από αυτόν. Μία βάση δεδομένων στη σημερινή μας εποχή έχει εκατοντάδες πίνακες και ο καθένας έχει δεκάδες στήλες. Οι πληροφορίες είναι κατακερματισμένες και τις περισσότερες φορές, προκειμένου να πάρετε τις πληροφορίες που θέλετε πρέπει να εμπλακούν και να συσχετιστούν πολλοί πίνακες.

Σαφέστατα είναι εύκολο να πάρετε μία κατάσταση με τους πελάτες σας ή τα υπόλοιπα των πελατών σας. Σαφέστατα είναι εύκολο να προσθέσετε δικές σας στήλες, να ταξινομήσετε την εκτύπωση όπως θέλετε κλπ. Αυτές όμως οι εκτυπώσεις είναι απλές κοινότυπες και τις περισσότερες φορές έτοιμες.

Οταν έρθει όμως η ώρα να ζητηθούν πραγματικές πληροφορίες, εκεί φαίνεται η ανεπάρκεια. Τι θα λέγατε π.χ. για μία κατάσταση η οποία θα προβάλει το μικτό κέρδος για την πώληση κάθε είδουςλαμβάνοντας υπόψη την τελευταία τιμή αγοράς πριν την ημερομηνία της πώλησης; π.χ έστω ότι ένα είδος το αγοράσατε στις 5/1/2011 100 ευρω και το ίδιο είδος το αγοράσατε στις 20/1/2011 110 ευρώ. Και έστω ότι αυτό το είδος το πουλήσατε στις 10/1/2011 και στις 25/1/2011 150 ευρώ. Στην κατάσταση να εμφαίνεται για την πρώτη πώληση 50 ευρώ μικτός κέρδος ενώ για τη δεύτερη 40 ευρώ. Και την κατάσταση αυτή εσείς να την έχετε πάρει τον Ιούνιο του 2011. Στα περισσότερα συστήματα η τιμή κόστους του είδους που θα σας εμφανιστεί είναι η μέση τιμή που το είδος είχε όταν πήρατε την εκτύπωση.

Για να εξαχθεί η προηγούμενη εκτύπωση (που θα έπρεπε αν μη τι άλλο να ζητείται από κάθε επιχείρηση) απαιτείται πολύ καλή γνώση SQL και πολύ καλή γνώση της βάσης δεδομένων που δουλεύουμε. SQL είναι η standard διεθνής γλώσσα με την οποία ζητάμε στοιχεία από μία σχεσιακή βάση δεδομένων. Ολες οι βάσεις δεδομένων στην εποχή μας επικοινωνούν με τον χρήστη ή με τις εφαρμογές με τη γλώσσα SQL. Η έλλειψη γνώσης της γλώσσας SQL (ή η περιορισμένη εμπειρία στη χρήση της) έχει σαν αποτέλεσμα την φτωχή πληροφόρηση.

Η SEMANTIC έχει αναπτύξει το δικό της Report Generator (SpeedPencil) τον οποίο τον διαθέτει μάλιστα και στην παγκόσμια αγορά σαν ένα πολύ παραγωγικό εργαλείο κατασκευής εκτυπώσεων. Το SpeedPencil είναι κατασκευασμένο με τέτοιο τρόπο που βοηθάει τον μηχανογράφο να κατασκευάσει και να μάθει την SQL και δεν την υποκρύπτει όπως κάνουν πολλά παρόμοια εργαλεία με σκοπό να φανούν απλά και φιλικά στον χρήστη.

Ταυτόχρονα η SEMANTIC εκπαιδεύει σε βάθος και ελέγχει τους μεταπωλητές της για την επάρκειά τους σε τεχνολογίες που είναι απολύτως απαραίτητες προκειμένου να μπορούν να παρέχουν υψηλού επιπέδου υπηρεσίες στους πελάτες μας.

1 2 » Τελευταία